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为了确保租客所交的采暖费用公平合理，公司需要定期核查房屋内每个租户的暖气表读数。一般情况下，每月核查一次，以确保各家所付出的采暖费用相对平均。同时，也要注意核查是否存在暖气表故障或异常情况，便于及时处理。
在核查读数的基础上，公司需要将每家租户的采暖费用进行细化计算。具体而言，可以将每个租户所占比例从总采暖费用中计算出来，然后将单位采暖费用乘以租户所占比例，得出每个租户的应付采暖费用。这种方式能够更加公平合理地计算各家的采暖费用。
为了确保租户在承租之前就能了解到房租以外的费用及其计算方式，公司需要将采暖费用明确写入租房合同中。这样的话，租户在签订合同时就会清楚自己所需要承担的费用，并能够预先做好预算，同时也避免了以后因费用分配不公引起的矛盾和纷争。
在计算出每个租户应付的采暖费用之后，公司需要及时通知租户缴纳相应的费用。这种通知可以通过书面或面谈的方式进行，但在通知的内容中应该包括缴纳费用的时间、地点以及缴纳方式等。同时，在租户们缴纳采暖费用后，公司需要认真核查费用的真实性和完整性，避免出现漏缴或多缴的现象。
在完成租户的采暖费用缴纳后，公司还需要开具采暖费用的发票。发票的开具可以通过电子发票或纸质发票的方式进行，但需要确保发票的信息准确无误。对于租户所付的采暖费用，公司在开具发票的过程中需要将租户名称、地址、金额等信息填写完整，以避免后续出现纠纷和法律问题。
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