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第十二章 应付账款管理制度
第一节 应付账款管理系统概述
应付账款管理系统主要实现企业与供应商之间业务往来的核算和管理。以采购发票等应付款原件为基础，记录采购业务和其他业务形成的应付账款，办理应付账款的支付和冲销等；提供票据处理功能，实现应付票据的管理。
1、应付账款管理系统与其他子系统的关系见教材第277页。
其次，应付账款管理系统的数据处理流程见教材第278页。
应付账款数据流是指原始会计凭证在采购管理系统、总账和其他系统之间的传递。其中，采购发票、运费单等录入采购管理系统，相关账簿存入总账系统。
3、应付账款管理系统的操作流程见教材第278页。
四。应付账款管理系统应用方案
根据供应商往来账目核算和管理的不同要求，系统提供“明细核算”和“简单核算”两种方式。不同的应用解决方案具有不同的系统功能、产品界面和操作流程。选择哪种方案可以通过应付账款管理系统中的“应付账款核算模型”进行设置。
1. 明细会计
如果采购业务中应付账款的核算和管理比较复杂，可以在跟踪各个应付账款到产品级别时选择该功能。系统的功能主要包括：根据输入的单据记录应付账款的形成；包括因商品交易和非商品交易而产生的所有应付款项；处理应付账款的支付和转账；记录和管理应付账款；应付项目的处理过程产生凭证并传送到总账系统；处理外汇业务及汇兑损益；提供各种查询和分析。
2. 简单会计
如果采购业务和应付账款业务非常复杂，或者现金采购业务较多，可以选择此计划。该计划侧重于供应商交易的处理查询和分析。简单会计主要是总账系统中的应付账款，主要与总账有接口。
第二节 应付账款管理系统初始化
系统初始化是指人工记账与计算机记账系统之间的切换过程。应付账款管理系统启动后，在开展正常的应付账款业务前，根据会计核算和实际业务情况进行相关设置。主要内容包括：期权设置、初始设置、基本文件、文件设计、期初余额。
1.系统激活
1.激活和注册
2、期初数据准备情况
为了便于应收系统的初始化，需要准备的数据和资料包括设置供应商的分类，设置库存的分类方法，准备所有与本单位有业务往来的供应商的详细信息以及采购存货的详细信息，准备其他相关信息（如会计科目、企业结算方式、部门档案、人员档案），并整理系统激活前所有供应商的应付账款、预付账款、应付票据等数据.
2.设置空调设置参数
在“设置”中选择“选项”，打开“账套参数设置”对话框，其中包括三个选项卡：常规、凭证、权限和警报。
它包括三个面对面的标签：General、Credentials、Permissions 和 Alerts。
1.“常规”选项卡选项设置
“通用”选项卡主要内容包括应付账款核销方法、单据审核日期依据、汇兑损益法、应付账款会计模型、是否自动计算现金折扣、是否远程申请、是否登记支票。
2.“优惠券”选项卡的选项设置
主要包括控制科目控制方法、非控制科目控制方法、控制科目基础、采购科目基础、是否在月结完成前准备好所有单据、是否合并反方向分类、是否生成凭证核销时，是否生成预付款冲销凭证，是否生成红票套期凭证。
3.“权限和警报”选项卡选项设置
主要包括是否开启供应商权限、是否开启部门权限、是否根据单据自动报警、是否根据信用额度自动报警.
三、初始设定
1.设置账号
本内容主要包括基本科目设置、控制科目设置、采购科目设置、结算方式科目设置。
2.其他设置
时效间隔设置、报警等级设置、单据类型设置同上。单据类型主要有两种：发票和应付账款。
4. 文件设计
通过“设置”中的“文档设计”功能，可以设计出符合自己需求的文档格式。
5.单据编号设置
此编号规则与基本设置中的编号规则相同。
6. 期初余额的录入
1. 期初采购发票、期初应付单据、期初预付款录入
2. 开户对账
输入应付账款的所有期初余额后，应使用对账功能在应付账款系统和总账系统之间对账期初余额。在期初余额表主界面点击“对账”按钮。
第三节 日常业务处理
日常业务主要完成公司日常应付账款录入、支付业务录入、支付业务核销、应付账款合并、汇总损益计算，通过及时记录应付业务、支付业务以查询分析当期业务，提供完整准确的信息，加强对流动资金的监督管理，提高工作效率。
一、应付单处理
采购发票和应付单是应付账款管理系统中日常核算的原始凭证。如果应付账款管理系统与采购管理系统集成，采购发票录入采购管理系统，可在应付账款系统中对这些单据进行审核、核对、核销、准备单据等操作.此时应付系统只需要录入应付单。如果不使用采购系统，
所有发票和应付单据都需要录入应付系统。
A/P 单据被录入、修改、删除和审核。其中：系统在“应付单据审批”中提供人工审批和自动审批功能。
二、付款单据处理
支付单处理主要针对结算单（在应付系统中，结算单包括支付单和托收单，即红字支付单）。管理，包括付款单和收款单的录入和审核，以及单次结算单的核销。应付系统的付款单用于记录企业向供应商支付的款项。付款的性质包括应付、预付款和其他费用。其中，应付款和预付款性质的付款凭证将与发票和应付凭证核对，其他费用的支付直接计入费用，不能冲销应付账款。应付系统入库单用于记录发生采购退货时供应商向企业支付的退货款。托收单可以与应付和预付付款单、红字应付票据和红字发票核销。
1、付款单录入：付款单录入、修改、审核、文件准备等处理，具体操作同付款单录入。
2.代付款处理：应付账款管理系统有两种处理方式：一种是单独记录代付款
一张付款单，付款单位直接记为其他供应商；其次，支付对象仍然记录为实际收到支付的单位，但支付服务是通过在表体中输入支付供应商的功能来处理的。
3、输入收据：其实就是退货时的退款。托收单可以与应付和预付付款单、红字应付票据和红字发票核销。使用缴费单录入界面的“切换”，可以在缴费单和托收单之间进行切换。
4、核销处理”可以在单据录入后直接核销，也可以在“核销处理”中核销。
三、核销处理
单据核销的功能是处理付款核销应付账款，建立应付账款核销记录，监督应付账款的及时支付，加强经常项目管理。
一、核销方式
系统提供单一核销、自动核销和手动核销三种核销方式。
2. 核销规则
A/P单据和付款单据核销时，有几种情况，每种情况又分为同币核销和异币核销。
1) 付款单和原始文件完全注销
2) 核销时使用预付款
3) 付款单的金额小于原始单据的金额，单据仅获得部分核销
4) 如果预付款大于实际结算金额，余额将退还。
4.选择付款
主要提供多供应商、多笔支付的集中支付业务处理，简化日常支付操作。
五、汇票出口
主要完成付款单据和网上银行的出口处理。通过“日常处理”中的“付款导出”实现导出功能
六。账单管理
主要针对商业承兑汇票和银行承兑汇票的日常业务处理，所有与票据开具结算、转出、计息等日常票据处理相关的票据管理都应在票据管理中进行。
七。转移处理
1. A/P 抵销
应付账款通过应付账款抵销和应付账款在供应商之间转入和转出，实现应付业务的调整，解决应付业务在不同供应商之间的错账或合并账目。
2. 预付款冲销
通过预付款冲销，处理供应商预付款红字预付款与供应商应付红字之间的转销核销业务。
3. 应付帐款抵销应收帐款
系统通过应付账款冲销应收功能在供应商和客户之间转移应付业务，实现应付业务的调整，解决应收债权与应付债务的冲销。
4. 红色发票套期保值
Red Invoice Hedging可以实现供应商的红函应付单与其蓝函应收付款单的冲销操作。系统提供两种处理方式：自动冲销和手动冲销。具体操作通过菜单实现。
八。文件准备处理
单据准备是生成凭证并将凭证转移到总账进行会计处理。应付账款系统在各业务处理过程中提供实时单据准备功能。 ，系统提供统一的单据编制平台，可快速批量生成凭证，并按规则合并编制单据。
第四节 对账单查询及期末处理
一、文件查询
应付账款管理系统提供发票、应付账款、结算单据、凭证等查询，在查询清单中，系统提供自定义显示栏目、排序等功能。查询单据时，如果开启供应商和部门数据权限控制，则查询单据时只能查询有权限的单据。
1.凭证查询
通过凭证查询可以查看、修改、删除、冲销应付账款系统和会计系统中的凭证。
2、发票、应付账款、结算单据的查询
具体操作与凭证相同。
3.文档报警查询
单据报警的作用是列出即将到期的单据或不能享受现金折扣的单据。系统提示两种方法：自动报警和手动查询。
4.信用提示查询
在“设置”的“选项”中，如果设置了“根据信用额度自动提醒”，当有权限查看供应商提醒的用户登录时，系统会显示提醒。如果没有设置自动报警，当需要查询时，点击“单据查询”中的“信用报警查询”，然后输入信用报警条件进行确认，符合条件的信用报警单就会显示出来。
二、账户表管理
1.业务账户表查询
通过查询业务账表，可以及时了解一定期间内应付款的发生情况、收款汇总汇总以及期末应付款余额和汇兑情况，以便及时发现问题，加强流动资金的监督管理。业务分类账包括业务总账、业务余额表、业务明细账和对帐单。
2.统计分析
通过统计分析，根据用户定义的账龄区间，在一定期间内进行应付账款账龄分析、付款账龄分析、往来账账龄分析，从而了解各供应商的应付账款情况。便于企业掌握应付账款的授信使用情况，加强对经常项目动态的监督管理。统计分析包括应付账龄分析、付款账龄分析、欠款分析和付款预测。
3.主题账户查询
包括科目明细账和科目余额表查询。
三、其他加工
1.取消操作
在应付账款管理的各个业务处理环节，都可能由于各种原因导致操作失误。为方便修改，系统提供取消操作。功能。注销操作的种类主要包括注销核销、转让注销、汇兑损益注销、票据处理注销、账户合并注销等。
2、期末处理
如果当月的业务全部处理完毕，则执行“月末结账”功能。只有当月结清账单后，才能开始下个月的工作。同样，您只能按月结算账单。月末结清账单后，当月不能再进行处理。
如果结账后发现业务没有处理，可以取消结账。
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